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2020年12月22日

黑龙江省环境保护教育学会 物资管理办法

第一章  总则

第一条 为做好物资管理工作,加强机构物资的购买、使用和报废管理,坚持物资资源使用效益最大化、物尽其用,特制订本办法。

第二条 物资管理必须遵循妥善保管,合理使用,杜绝浪费的原则。

第三条 物资包括固定资产、实物资产和低值易耗品。

(一)固定资产为单价 2000 元以上且使用年限超过两年的物资。

(二)实物资产是指低于固定资产确认标准,但使用年限超过一年的其他物资。

(三)低值易耗品是指不符合以上条件的其他物资。

第四条 物资管理由综合事务部负责。

第二章  物资采购

第五条 物资实行计划购买、定额供应,在购买过程中需遵循按需采购、价格合理、经济实惠、避免浪费、“货比三家”的原则。

第六条 物资采购应履行如下审核程序:

(一)需要采购物品的部门或项目根据工作需要,向秘书处提出物资采购申请,填写《物资采购申请单》,初步审核后,需求物资是否为必须采购物品。确定为必须采购物品的,向秘书长提出采购建议会签《物资采购申请单》。

(二)固定资产采购经秘书长批准后,由秘书处进行采购。单价超过 5000 元或单批超过 10000 元的固定资产采购,需报理事长后进行采购。

(三)实物资产采购经秘书长批准后,由秘书处统一进行采购。

(四)低值易耗品的采购由办公室根据库存评估后统一采购。项目中所需低值易耗品的购置,由项目负责人根据工作需要提出申请,经秘书处查库存提出应从仓库调货或采购的意见,确定需要采购后方可自行或由综合事务部统一采购。

第七条 物资采购单品单价超过 2000元、单品单次总价超过 5000元的,须进行货比三家原则,并将比价记录附在采购后。

第八条 物资采购方式为线上采购、线下采购。

(一)线上使用“京东商城”采购时,部门或项目需要自行采购的,在机构京东账户上提交订单超过5000时选择“公司转账”,然后由办公室统一在线进行付款;需要在“淘宝”“天猫”平台采购的,自行支付或由秘书处统一支付;如经过比价后,其他电商平台价格更低,购买物资需自行支付。

(二)线下采购根据实际情况选择定点采购和零散采购方式。定点采购为向签署供货协议的供货商按照协议价格直接进行采购的行为,零散采购为向不确定的供货商进行采购的行为。秘书处应建立并及时更新定点采购单位名单。

第三章  仓库管理

第九条 秘书处应建立物资入库、出库明细账,随时掌握仓库库存物资,避免物资重复购买和过期浪费。

第十条 凡购买的物资一律严格履行入库手续。凡未办理入库手续的,不能发放使用,相关费用及票据不予报销。

第十一条 所有购买、捐赠的物资均须填写《物资入库登记表》进行入库登记并纳入相应的物资类型进行管理,自行采购的及时将《物资入库登记表》提交至秘书处登记管理。批量采购的用于活动办公用品、活动发放物资应作为存货入库。

如有收货单、采购明细等原始单据,应复印作为附件随《物资入库登记表》保管,原件随报销单进行报销。

第十二条 仓库管理应把好质量关,对数量不符、质量低劣的物资,应拒绝验收入库。

第十三条 物资的领用须在《物资领用登记表》上登记,用于物资去向查询,并及时更新库存数量。

第十四条 除按常规领用的低值易耗品物资外,固定资产、实物资产未经主任批准不得随意发放。用于活动中发放的礼品,应根据项目活动计划及预算经综合事务部审核后领用,并以使用存货的方式做好会计处理。

第十五条 办公用品、耗材用品发放,登记领取。非正常损坏或保管不善而丢失,应予赔偿。

第十六条 秘书处应定期开展物资盘点工作,每年至少一次。

第四章  物资的使用与管理

第十七条 使用人要落实保护措施,使用好、管理好、维护好,不得损坏、流失,要严格执行“谁损坏谁丢失,谁赔偿”的原则。

第十八条 使用人要妥善保管各资产,不准私自外借、转移和调整。秘书处要经常进行检查,维护所管物资,安排日常的维修工作,确保资产不受损失。

用于项目活动的物资,在发放时应填写《物资发放登记表》,在活动结束后及时将表格、剩余物资向秘书处进行核销。

第十九条 使用人在离职前,应将使用和借用机构的一切物品如数交还机构,到秘书处办理物资交接手续。凡不履行交接手续的,不予办理离职相关手续。

第二十条 物资报废需填写物资报废单,并由维修技术员确认可报废,提交至秘书长审批同意后方可做报废处理,及时做好资产变更登记。固定资产报废填写《固定资产报废申请单》,实物资产报废填写《实物资产报废申请单》。

第二十一条 除正常报废、报损物品外,由于责任事故造成的资产损失,由责任人按当前市价赔偿。

第二十二条 由于故意破坏而造成的公物损坏,视情节加倍赔偿;数额较大、情节恶劣的,交有关部门处理。

第五章  公物检查与维护维修

第二十三条 用物部门应定期对资产设备进行检查,发现问题马上进行维护和维修。

第二十四条 秘书处要经常对所辖物资使用与管理状况进行检查,定期向主任上报物资的使用与管理情况。

第二十五条 各部门及各班组建立物品正常使用破损报废登记记录,及时做好固定资产变更登记。

第六章  附则

第二十六条 本办法经秘书处办公会议讨论通过,自 2021年 1月 1 日起实施。

第三十七条 本办法由秘书处负责解释。

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