第一条 为确保本学会各项工作规范、高效、优质 依据《民办非企业中心登记管理暂行条例》和本学会实际制定本制度。
第二条 法人是本学会印章、文件管理的负责人，办公室是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
第三条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。办公室对文件负责审核，报法人批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第四条 以“黑环保教育自然发”、“黑环保教育函”等发出的各类文件需经本学会法人签发。
第五条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第六条 各类文件行文需使用《黑龙江省环境保护教育学会行文呈批表》
第七条 各级中心的来文、来函或网上下载的各类文件，由办公室负责接收、登记、呈批和归档。
第八条 办公室根据来文来函的保密等级填写《黑龙江省环境保护教育学会文件传阅处理表》，报法人阅批。
第九条 每年本学会行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第十条 本学会的印章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十一条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
第十二条 学会印章使用的审批权限由本基金会法人或理事会审议核定。
第十三条 本学会财务专用章由主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
第十四条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本学会办公场所。
第十五条 本学会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经法人批准后开具，并留底备查。
第十六条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。